河北省人力資源和社會(huì)保障廳、河北省檔案局關(guān)于印發(fā)《河北省社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理辦法（試行）》的通知

冀人社發(fā)[2012]33號(hào)

各設(shè)區(qū)市人力資源和社會(huì)保障局、檔案局：
為貫徹落實(shí)人力資源和社會(huì)保障部、國家檔案局《社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定（試行）》，進(jìn)一步規(guī)范我省社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作，我們制定了《河北省社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理辦法（試行）》。現(xiàn)印發(fā)給你們，請(qǐng)認(rèn)真遵照?qǐng)?zhí)行。
二○一二年七月十一日
河北省社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理辦法(試行)
第一條為規(guī)范全省社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理，維護(hù)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案真實(shí)、完整和安全，發(fā)揮檔案服務(wù)作用，根據(jù)《社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定》（人力資源和社會(huì)保障部、國家檔案局第3號(hào)令）和有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合我省實(shí)際，制定本辦法。
第二條全省各級(jí)經(jīng)辦養(yǎng)老、醫(yī)療、失業(yè)、工傷、生育等社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)（下稱經(jīng)辦機(jī)構(gòu)）管理社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案，適用本辦法。
第三條本辦法所稱社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案，是指經(jīng)辦機(jī)構(gòu)在辦理社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)過程中，直接形成的具有保存和利用價(jià)值的專業(yè)性文字材料、電子文檔、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄。
第四條社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理、集中保管的原則。
河北省人力資源和社會(huì)保障廳負(fù)責(zé)全省社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作的組織領(lǐng)導(dǎo)；河北省檔案局負(fù)責(zé)全省社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)；各級(jí)人力資源和社會(huì)保障行政部門與檔案行政管理部門應(yīng)加強(qiáng)相關(guān)工作的溝通與配合。
經(jīng)辦機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作，并接受檔案行政管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。
社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案由縣級(jí)以上經(jīng)辦機(jī)構(gòu)集中保存。
第五條各經(jīng)辦機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案工作領(lǐng)導(dǎo)，納入工作計(jì)劃，配備專職或兼職檔案管理人員和必要設(shè)施、場(chǎng)所，確保檔案安全，并根據(jù)需要配備適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理要求的技術(shù)設(shè)備，保證社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作正常開展。
檔案管理人員應(yīng)具備專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)，熟悉業(yè)務(wù)，經(jīng)過檔案專業(yè)課的培訓(xùn)獲得檔案人員上崗資格證書并保持相對(duì)穩(wěn)定。
配備具有防火、防盜、防光、防高溫、防有害生物、防塵、防水、防潮等適合保管檔案的專用庫房。庫房建筑面積根據(jù)室藏檔案數(shù)量參照建設(shè)部和國家發(fā)改委關(guān)于《檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》（縣級(jí)40平方米/萬卷）確定。檔案應(yīng)使用鐵皮柜保管。
第六條經(jīng)辦機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)認(rèn)真落實(shí)檔案保管、保密、利用、移交、鑒定、銷毀等管理要求，制定檔案管理規(guī)章制度并嚴(yán)格執(zhí)行，保證社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案妥善保管、有序存放，嚴(yán)防損毀、遺失和泄密。
第七條經(jīng)辦機(jī)構(gòu)辦理社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)過程中形成的記錄、證據(jù)、依據(jù)，由經(jīng)辦業(yè)務(wù)部門按照本辦法附件《河北省社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)材料歸檔范圍與保管期限》進(jìn)行收集、整理、立卷，并按時(shí)歸檔，確保歸檔材料的完整、安全，不得偽造、篡改。任何單位和個(gè)人不得拒絕歸檔或?qū)�檔案據(jù)為已有。
第八條社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案分類應(yīng)當(dāng)按照社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)經(jīng)辦的規(guī)律和特點(diǎn)，以方便歸檔整理和檢索利用為原則，采用“年度—業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)”的方法進(jìn)行分類、整理，并及時(shí)編制歸檔文件目錄、卷內(nèi)目錄、備考表、案卷目錄等。
經(jīng)辦機(jī)構(gòu)各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)材料的收集、整理和立卷工作，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將裝訂好的案卷向檔案管理部門歸檔，辦理歸檔手續(xù)。檔案管理部門對(duì)接收入庫的檔案材料及時(shí)進(jìn)行檢查、分類、裝盒、上架，并及時(shí)編制案卷索引目錄。
第九條社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案保管期限分為永久和定期兩類，其中定期保管期限分為10年、30年、50年、100年，各險(xiǎn)種業(yè)務(wù)檔案具體保管期限按照本辦法附件《社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)材料歸檔范圍與保管期限》執(zhí)行。
社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案定期保管期限為最低保管期限。社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案保管期限，自形成之日的次年1月1日起開始計(jì)算。
第十條各類社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案中涉及會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料的，按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》執(zhí)行。
第十一條經(jīng)辦機(jī)構(gòu)在辦理社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)過程中形成的，依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)讀取，以光盤等為存儲(chǔ)載體，或通過網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)木哂斜４鎯r(jià)值和規(guī)范格式的電子文件，應(yīng)按照國家和我省有關(guān)電子檔案管理規(guī)定，加強(qiáng)電子文件收集和電子檔案管理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，確保電子檔案的安全、完整、真實(shí)、有效。
第十二條制定全省社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理技術(shù)指標(biāo)體系，在省本級(jí)或設(shè)區(qū)市建立集中的社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理信息系統(tǒng)和掃描件數(shù)據(jù)庫并實(shí)現(xiàn)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)接口，支持各級(jí)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)檔案信息的管理或檢索工作，依法在各自業(yè)務(wù)范圍內(nèi)為參保單位和個(gè)人提供安全、快捷、高效的檔案信息查詢服務(wù)。
加快檔案材料數(shù)字化進(jìn)度，有條件的全部進(jìn)行掃描；暫時(shí)不具備條件的，對(duì)于保管期限為永久的檔案材料要求全部進(jìn)行掃描；對(duì)利用率較高的保管期限為30年、50年和100年業(yè)務(wù)檔案，有選擇有重點(diǎn)的進(jìn)行數(shù)字化處理。
第十三條經(jīng)辦機(jī)構(gòu)應(yīng)加強(qiáng)檔案入庫后的保管工作，健全管理制度，做好檔案庫房、裝具、設(shè)備以及檔案出入庫的管理工作，制定防災(zāi)應(yīng)急預(yù)案，確保檔案保管符合國家有關(guān)規(guī)定。
第十四條經(jīng)辦機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)對(duì)已到期的社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行鑒定。
鑒定工作應(yīng)當(dāng)由經(jīng)辦機(jī)構(gòu)相關(guān)負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)人員和檔案管理人員，以及人力資源社會(huì)保障行政部門有關(guān)人員組成鑒定小組負(fù)責(zé)鑒定并提出處理意見。
鑒定中如發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)檔案保管期限劃分過短，有必要繼續(xù)保存的，應(yīng)當(dāng)重新確定保管期限。
第十五條經(jīng)辦機(jī)構(gòu)對(duì)經(jīng)過鑒定可以銷毀的檔案，編制銷毀清冊(cè)，報(bào)同級(jí)人力資源社會(huì)保障行政部門備案，經(jīng)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)主要負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后銷毀。
未經(jīng)鑒定和批準(zhǔn)，不得銷毀任何檔案。
經(jīng)辦機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)派兩人以上監(jiān)督銷毀檔案。監(jiān)督人員要在銷毀清冊(cè)上簽名，并注明銷毀的方式和時(shí)間。銷毀清冊(cè)永久保存。
第十六條經(jīng)辦機(jī)構(gòu)按照《河北省檔案工作條例》有關(guān)規(guī)定，將永久保存的社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案，保管到規(guī)定年限后，向同級(jí)國家綜合檔案館移交。移交檔案時(shí)，雙方應(yīng)認(rèn)真進(jìn)行核對(duì)并在檔案移交清冊(cè)上簽字，一份隨同檔案移交，一份留存經(jīng)辦機(jī)構(gòu)備查。
第十七條建立檔案工作考核和評(píng)價(jià)制度，組織開展考核和評(píng)價(jià)活動(dòng)，對(duì)做出突出成績(jī)的部門和人員給予表彰獎(jiǎng)勵(lì)。
第十八條經(jīng)辦機(jī)構(gòu)有下列行為之一的，限期改正，并對(duì)直接負(fù)責(zé)的工作人員、主管人員和其他直接責(zé)任人員按照有關(guān)規(guī)定給予處分，依法承擔(dān)賠償責(zé)任：
（一）不按規(guī)定歸檔或者不按規(guī)定移交檔案的；
（二）偽造、篡改、隱匿檔案或者擅自銷毀檔案的；
（三）玩忽職守，造成檔案遺失、損毀的；
（四）違規(guī)提供、抄錄檔案，泄露用人單位或者個(gè)人信息的；
（五）違反社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案和國家檔案法律、法規(guī)的其他行為。
第十九條城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)材料的歸檔范圍與保管期限按《河北省新型農(nóng)村和城鎮(zhèn)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理辦法（試行）》（冀人社發(fā)〔2011〕103號(hào)）規(guī)定執(zhí)行。本辦法所附《河北省社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)材料歸檔范圍與保管期限》，各經(jīng)辦機(jī)構(gòu)在執(zhí)行中可依據(jù)社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦工作實(shí)際需要作出調(diào)整、制定明細(xì)，其內(nèi)容報(bào)省人力資源和社會(huì)保障廳、省檔案局備案。
第二十條本辦法自頒布之日起施行。
附件：河北省社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)材料歸檔范圍與保管期限附件
河北省社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)材料歸檔范圍與保管期限
一、社會(huì)保險(xiǎn)管理類
（一）參保單位登記材料。包括參保單位辦理參保登記、變更登記、注銷登記時(shí)填報(bào)的登記表單及相關(guān)審核材料〔永久〕
（二）參保人員登記材料。包括參保人員辦理參保登記、社會(huì)保險(xiǎn)關(guān)系變動(dòng)、基本信息變更等登記手續(xù)時(shí)，填報(bào)的登記表單及相關(guān)審核材料〔100年〕
（三）社會(huì)保險(xiǎn)個(gè)人賬戶管理材料。包括養(yǎng)老、醫(yī)療保險(xiǎn)個(gè)人賬戶對(duì)賬、個(gè)人賬戶修改等相關(guān)材料〔100年〕
（四）社會(huì)保險(xiǎn)登記證管理材料。包括向參保單位核發(fā)社會(huì)保險(xiǎn)登記證、對(duì)已核發(fā)的社會(huì)保險(xiǎn)登記證驗(yàn)證換證、對(duì)遺失社會(huì)保險(xiǎn)登記證的單位補(bǔ)證時(shí)的登記表單及相關(guān)審驗(yàn)材料〔10年〕
（五）社會(huì)保障卡（證、手冊(cè)）管理材料。為參保人員辦理社會(huì)保障卡（證、手冊(cè)）首發(fā)、補(bǔ)發(fā)、收回等管理的登記表單及相關(guān)材料。〔50年〕
（六）社會(huì)保險(xiǎn)待遇領(lǐng)取資格驗(yàn)證材料。包括對(duì)享受社會(huì)保險(xiǎn)待遇人員進(jìn)行領(lǐng)取資格檢查驗(yàn)證的相關(guān)審核材料〔10年〕
（七）退休人員社會(huì)化管理服務(wù)材料。包括對(duì)實(shí)行社會(huì)化管理服務(wù)的退休人員進(jìn)行信息采集、移交、日常管理服務(wù)的登記表單及相關(guān)材料〔50年〕
（八）異地安置人員登記材料。包括對(duì)異地安置的應(yīng)享受社會(huì)保險(xiǎn)待遇人員和長期派駐異地工作的的參保人員，辦理安置地或派駐地享受各項(xiàng)社會(huì)保險(xiǎn)待遇所填報(bào)的核定表、備案表及相關(guān)材料〔50年〕
（九）服務(wù)協(xié)議管理材料。包括與基金收付款協(xié)議銀行、定點(diǎn)醫(yī)療機(jī)構(gòu)、定點(diǎn)零售藥店、工傷協(xié)議醫(yī)療康復(fù)機(jī)構(gòu)、工傷協(xié)議輔助器具配置機(jī)構(gòu)、軟件開發(fā)商、網(wǎng)絡(luò)通信運(yùn)營商、附加保險(xiǎn)承保單位等簽訂的協(xié)議書、考核材料、終止協(xié)議材料〔10年〕
二、社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)征繳類
（一）社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)征繳核定材料。包括繳費(fèi)基數(shù)核定以及工傷保險(xiǎn)費(fèi)率確定、中斷繳費(fèi)、恢復(fù)繳費(fèi)、補(bǔ)繳費(fèi)、預(yù)（補(bǔ)）繳費(fèi)、退費(fèi)、加收滯納金、加收利息等申報(bào)核定業(yè)務(wù)表單及相關(guān)審核材料〔100年〕
（二）社會(huì)保險(xiǎn)基金征繳明細(xì)表和匯總表〔50年〕
（三）社會(huì)保險(xiǎn)基金征繳年度匯總表〔永久〕
（四）催繳材料。包括社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)補(bǔ)繳通知書、補(bǔ)繳協(xié)議
〔10年〕
（五）繳費(fèi)證明材料。包括為繳費(fèi)單位、繳費(fèi)個(gè)人出具的繳費(fèi)證明及相關(guān)材料〔10年〕
三、養(yǎng)老保險(xiǎn)待遇類
（一）養(yǎng)老保險(xiǎn)待遇核定材料。參保人員基本養(yǎng)老金、養(yǎng)老金領(lǐng)取人員死亡后供養(yǎng)直系親屬撫恤金待遇、養(yǎng)老金領(lǐng)取人員喪葬費(fèi)、供養(yǎng)直系親屬喪葬補(bǔ)助金、養(yǎng)老保險(xiǎn)其他一次性待遇核定、養(yǎng)老保險(xiǎn)待遇調(diào)整、養(yǎng)老保險(xiǎn)待遇更正、養(yǎng)老保險(xiǎn)待遇補(bǔ)（減）支付等申報(bào)核定業(yè)務(wù)表單及相關(guān)審核材料〔50年〕
（二）養(yǎng)老保險(xiǎn)個(gè)人賬戶一次性支付申報(bào)核定業(yè)務(wù)表單及相關(guān)審核材料〔50年〕
（三）養(yǎng)老保險(xiǎn)支付明細(xì)表和匯總表〔30年〕
（四）養(yǎng)老保險(xiǎn)基金支付年度匯總表〔永久〕
四、醫(yī)療保險(xiǎn)待遇類
（一）門診特殊病登記材料。包括門診特殊疾病、慢性病申報(bào)表單及相關(guān)審核材料〔10年〕
（二）就醫(yī)審批材料。包括參保人員辦理住院特檢特治、轉(zhuǎn)診轉(zhuǎn)院、急診備案、非因工意外傷害等業(yè)務(wù)表單及相關(guān)材料
〔10年〕
（三）醫(yī)療保險(xiǎn)門診待遇審核材料。包括門診醫(yī)療費(fèi)用審核業(yè)務(wù)表單及相關(guān)審核材料〔10年〕
（四）醫(yī)療保險(xiǎn)住院待遇審核材料。包括住院醫(yī)療費(fèi)用審核業(yè)務(wù)表單及相關(guān)審核材料〔10年〕
五、失業(yè)保險(xiǎn)待遇類
（一）失業(yè)備案材料。包括失業(yè)保險(xiǎn)待遇享受資格審查登記業(yè)務(wù)表單、失業(yè)人員名單及相關(guān)失業(yè)證明材料〔10年〕
（二）失業(yè)人員失業(yè)保險(xiǎn)關(guān)系轉(zhuǎn)移材料。包括領(lǐng)取期限、待遇標(biāo)準(zhǔn)等相關(guān)材料〔10年〕
（三）失業(yè)保險(xiǎn)待遇核定材料。包括失業(yè)保險(xiǎn)待遇申報(bào)核定業(yè)務(wù)表單及相關(guān)審核材料〔10年〕
（四）促進(jìn)就業(yè)補(bǔ)貼核定材料。包括失業(yè)人員職業(yè)培訓(xùn)、職業(yè)介紹補(bǔ)貼申報(bào)核定業(yè)務(wù)表單及相關(guān)材料〔10年〕
（五）失業(yè)保險(xiǎn)支付明細(xì)表和匯總表〔30年〕
（六）失業(yè)保險(xiǎn)基金支付年度匯總表〔永久〕
六、工傷保險(xiǎn)待遇類
（一）工傷備案材料。包括工傷事故備案登記表單及相關(guān)材料〔10年〕
（二）工傷認(rèn)定材料。包括工傷認(rèn)定決定書及相關(guān)文書和審核材料〔50年〕
（三）工傷人員登記變動(dòng)材料。包括工傷職工登記、工傷保險(xiǎn)信息變動(dòng)登記表單及相關(guān)材料〔50年〕
（四）工傷保險(xiǎn)傷殘工亡待遇核定材料。包括一次性傷殘補(bǔ)助金、傷殘津貼、生活護(hù)理費(fèi)、一次性工亡補(bǔ)助金、工亡人員喪葬補(bǔ)助金、工亡人員供養(yǎng)直系親屬及其撫恤金等工傷保險(xiǎn)待遇申報(bào)核定表單及相關(guān)材料〔50年〕
（五）工傷保險(xiǎn)醫(yī)療待遇核定材料。包括工傷人員因工傷發(fā)生的醫(yī)療、康復(fù)、配置輔助器具、勞動(dòng)能力鑒定等費(fèi)用申報(bào)核定業(yè)務(wù)表單及相關(guān)材料〔10年〕
（六）工傷預(yù)防費(fèi)用核定材料。包括參保單位工傷預(yù)防費(fèi)用申報(bào)核定業(yè)務(wù)表單及相關(guān)材料〔10年〕
（七）工傷保險(xiǎn)支付明細(xì)表和匯總表〔30年〕
（八）工傷保險(xiǎn)基金支付年度匯總表〔永久〕
七、生育保險(xiǎn)待遇類
（一）生育保險(xiǎn)備案材料。包括生育保險(xiǎn)生育備案表及相關(guān)材料〔10年〕
（二）生育津貼待遇核定材料。包括生育保險(xiǎn)生育津貼申領(lǐng)表及相關(guān)材料〔10年〕
八、社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)報(bào)表類
（一）各項(xiàng)社會(huì)保險(xiǎn)年度統(tǒng)計(jì)報(bào)表〔永久〕
（二）社會(huì)保險(xiǎn)數(shù)據(jù)和分析報(bào)告等資料〔30年〕
（三）社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)月/季統(tǒng)計(jì)報(bào)表〔10年〕
九、社會(huì)保險(xiǎn)稽核監(jiān)管類
（一）社會(huì)保險(xiǎn)稽核材料。包括稽核方案、稽核通知書、工作記錄、相關(guān)證據(jù)、稽核告知書或整改意見書、處罰建議書、稽核報(bào)告等專業(yè)文書及相關(guān)材料〔30年〕
（二）社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)內(nèi)部控制材料。包括內(nèi)部控制監(jiān)督工作方案、內(nèi)部控制檢查通知、工作記錄、相關(guān)證據(jù)、告知書或整改意見書、內(nèi)部控制報(bào)告等專業(yè)文書及相關(guān)材料〔30年〕
（三）社會(huì)保險(xiǎn)大案、要案、特殊案件的稽核材料〔永久〕
十、基金財(cái)務(wù)類
養(yǎng)老、醫(yī)療、失業(yè)、工傷、生育等社會(huì)保險(xiǎn)及專項(xiàng)基金的付款憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等，按《會(huì)計(jì)管理辦法》確定保管期限。