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河北省人力資源和社會保障廳、河北省檔案局關于印發《河北省社會保險業務檔案管理辦法（試行）》的通知

冀人社發[2012]33號

各設區市人力資源和社會保障局、檔案局：
為貫徹落實人力資源和社會保障部、國家檔案局《社會保險業務檔案管理規定（試行）》，進一步規范我省社會保險業務檔案管理工作，我們制定了《河北省社會保險業務檔案管理辦法（試行）》。現印發給你們，請認真遵照執行。
二○一二年七月十一日
河北省社會保險業務檔案管理辦法(試行)
第一條為規范全省社會保險業務檔案管理，維護社會保險業務檔案真實、完整和安全，發揮檔案服務作用，根據《社會保險業務檔案管理規定》（人力資源和社會保障部、國家檔案局第3號令）和有關法律法規，結合我省實際，制定本辦法。
第二條全省各級經辦養老、醫療、失業、工傷、生育等社會保險業務機構（下稱經辦機構）管理社會保險業務檔案，適用本辦法。
第三條本辦法所稱社會保險業務檔案，是指經辦機構在辦理社會保險業務過程中，直接形成的具有保存和利用價值的專業性文字材料、電子文檔、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄。
第四條社會保險業務檔案工作實行統一領導、分級管理、集中保管的原則。
河北省人力資源和社會保障廳負責全省社會保險業務檔案管理工作的組織領導；河北省檔案局負責全省社會保險業務檔案管理工作的業務指導；各級人力資源和社會保障行政部門與檔案行政管理部門應加強相關工作的溝通與配合。
經辦機構負責社會保險業務檔案管理工作，并接受檔案行政管理部門的業務指導。
社會保險業務檔案由縣級以上經辦機構集中保存。
第五條各經辦機構應當加強對檔案工作領導，納入工作計劃，配備專職或兼職檔案管理人員和必要設施、場所，確保檔案安全，并根據需要配備適應檔案現代化管理要求的技術設備，保證社會保險業務檔案管理工作正常開展。
檔案管理人員應具備專業基礎知識，熟悉業務，經過檔案專業課的培訓獲得檔案人員上崗資格證書并保持相對穩定。
配備具有防火、防盜、防光、防高溫、防有害生物、防塵、防水、防潮等適合保管檔案的專用庫房。庫房建筑面積根據室藏檔案數量參照建設部和國家發改委關于《檔案館建設標準》（縣級40平方米/萬卷）確定。檔案應使用鐵皮柜保管。
第六條經辦機構應當認真落實檔案保管、保密、利用、移交、鑒定、銷毀等管理要求，制定檔案管理規章制度并嚴格執行，保證社會保險業務檔案妥善保管、有序存放，嚴防損毀、遺失和泄密。
第七條經辦機構辦理社會保險業務過程中形成的記錄、證據、依據，由經辦業務部門按照本辦法附件《河北省社會保險業務材料歸檔范圍與保管期限》進行收集、整理、立卷，并按時歸檔，確保歸檔材料的完整、安全，不得偽造、篡改。任何單位和個人不得拒絕歸檔或將檔案據為已有。
第八條社會保險業務檔案分類應當按照社會保險業務經辦的規律和特點，以方便歸檔整理和檢索利用為原則，采用“年度—業務環節”的方法進行分類、整理，并及時編制歸檔文件目錄、卷內目錄、備考表、案卷目錄等。
經辦機構各業務部門負責本部門業務材料的收集、整理和立卷工作，并在規定時間內將裝訂好的案卷向檔案管理部門歸檔，辦理歸檔手續。檔案管理部門對接收入庫的檔案材料及時進行檢查、分類、裝盒、上架，并及時編制案卷索引目錄。
第九條社會保險業務檔案保管期限分為永久和定期兩類，其中定期保管期限分為10年、30年、50年、100年，各險種業務檔案具體保管期限按照本辦法附件《社會保險業務材料歸檔范圍與保管期限》執行。
社會保險業務檔案定期保管期限為最低保管期限。社會保險業務檔案保管期限，自形成之日的次年1月1日起開始計算。
第十條各類社會保險業務檔案中涉及會計核算專業材料的，按照《會計檔案管理辦法》執行。
第十一條經辦機構在辦理社會保險業務過程中形成的，依賴計算機系統讀取，以光盤等為存儲載體，或通過網絡傳輸的具有保存價值和規范格式的電子文件，應按照國家和我省有關電子檔案管理規定，加強電子文件收集和電子檔案管理，建立電子檔案數據庫，確保電子檔案的安全、完整、真實、有效。
第十二條制定全省社會保險業務檔案管理技術指標體系，在省本級或設區市建立集中的社會保險業務檔案管理信息系統和掃描件數據庫并實現與業務系統接口，支持各級經辦機構檔案信息的管理或檢索工作，依法在各自業務范圍內為參保單位和個人提供安全、快捷、高效的檔案信息查詢服務。
加快檔案材料數字化進度，有條件的全部進行掃描；暫時不具備條件的，對于保管期限為永久的檔案材料要求全部進行掃描；對利用率較高的保管期限為30年、50年和100年業務檔案，有選擇有重點的進行數字化處理。
第十三條經辦機構應加強檔案入庫后的保管工作，健全管理制度，做好檔案庫房、裝具、設備以及檔案出入庫的管理工作，制定防災應急預案，確保檔案保管符合國家有關規定。
第十四條經辦機構應當對已到期的社會保險業務檔案進行鑒定。
鑒定工作應當由經辦機構相關負責人、業務人員和檔案管理人員，以及人力資源社會保障行政部門有關人員組成鑒定小組負責鑒定并提出處理意見。
鑒定中如發現業務檔案保管期限劃分過短，有必要繼續保存的，應當重新確定保管期限。
第十五條經辦機構對經過鑒定可以銷毀的檔案，編制銷毀清冊，報同級人力資源社會保障行政部門備案，經經辦機構主要負責人批準后銷毀。
未經鑒定和批準，不得銷毀任何檔案。
經辦機構應當派兩人以上監督銷毀檔案。監督人員要在銷毀清冊上簽名，并注明銷毀的方式和時間。銷毀清冊永久保存。
第十六條經辦機構按照《河北省檔案工作條例》有關規定，將永久保存的社會保險業務檔案，保管到規定年限后，向同級國家綜合檔案館移交。移交檔案時，雙方應認真進行核對并在檔案移交清冊上簽字，一份隨同檔案移交，一份留存經辦機構備查。
第十七條建立檔案工作考核和評價制度，組織開展考核和評價活動，對做出突出成績的部門和人員給予表彰獎勵。
第十八條經辦機構有下列行為之一的，限期改正，并對直接負責的工作人員、主管人員和其他直接責任人員按照有關規定給予處分，依法承擔賠償責任：
（一）不按規定歸檔或者不按規定移交檔案的；
（二）偽造、篡改、隱匿檔案或者擅自銷毀檔案的；
（三）玩忽職守，造成檔案遺失、損毀的；
（四）違規提供、抄錄檔案，泄露用人單位或者個人信息的；
（五）違反社會保險業務檔案和國家檔案法律、法規的其他行為。
第十九條城鄉居民社會養老保險業務材料的歸檔范圍與保管期限按《河北省新型農村和城鎮居民社會養老保險業務檔案管理辦法（試行）》（冀人社發〔2011〕103號）規定執行。本辦法所附《河北省社會保險業務材料歸檔范圍與保管期限》，各經辦機構在執行中可依據社會保險經辦工作實際需要作出調整、制定明細，其內容報省人力資源和社會保障廳、省檔案局備案。
第二十條本辦法自頒布之日起施行。
附件：河北省社會保險業務材料歸檔范圍與保管期限附件
河北省社會保險業務材料歸檔范圍與保管期限
一、社會保險管理類
（一）參保單位登記材料。包括參保單位辦理參保登記、變更登記、注銷登記時填報的登記表單及相關審核材料〔永久〕
（二）參保人員登記材料。包括參保人員辦理參保登記、社會保險關系變動、基本信息變更等登記手續時，填報的登記表單及相關審核材料〔100年〕
（三）社會保險個人賬戶管理材料。包括養老、醫療保險個人賬戶對賬、個人賬戶修改等相關材料〔100年〕
（四）社會保險登記證管理材料。包括向參保單位核發社會保險登記證、對已核發的社會保險登記證驗證換證、對遺失社會保險登記證的單位補證時的登記表單及相關審驗材料〔10年〕
（五）社會保障卡（證、手冊）管理材料。為參保人員辦理社會保障卡（證、手冊）首發、補發、收回等管理的登記表單及相關材料。〔50年〕
（六）社會保險待遇領取資格驗證材料。包括對享受社會保險待遇人員進行領取資格檢查驗證的相關審核材料〔10年〕
（七）退休人員社會化管理服務材料。包括對實行社會化管理服務的退休人員進行信息采集、移交、日常管理服務的登記表單及相關材料〔50年〕
（八）異地安置人員登記材料。包括對異地安置的應享受社會保險待遇人員和長期派駐異地工作的的參保人員，辦理安置地或派駐地享受各項社會保險待遇所填報的核定表、備案表及相關材料〔50年〕
（九）服務協議管理材料。包括與基金收付款協議銀行、定點醫療機構、定點零售藥店、工傷協議醫療康復機構、工傷協議輔助器具配置機構、軟件開發商、網絡通信運營商、附加保險承保單位等簽訂的協議書、考核材料、終止協議材料〔10年〕
二、社會保險費征繳類
（一）社會保險費征繳核定材料。包括繳費基數核定以及工傷保險費率確定、中斷繳費、恢復繳費、補繳費、預（補）繳費、退費、加收滯納金、加收利息等申報核定業務表單及相關審核材料〔100年〕
（二）社會保險基金征繳明細表和匯總表〔50年〕
（三）社會保險基金征繳年度匯總表〔永久〕
（四）催繳材料。包括社會保險費補繳通知書、補繳協議
〔10年〕
（五）繳費證明材料。包括為繳費單位、繳費個人出具的繳費證明及相關材料〔10年〕
三、養老保險待遇類
（一）養老保險待遇核定材料。參保人員基本養老金、養老金領取人員死亡后供養直系親屬撫恤金待遇、養老金領取人員喪葬費、供養直系親屬喪葬補助金、養老保險其他一次性待遇核定、養老保險待遇調整、養老保險待遇更正、養老保險待遇補（減）支付等申報核定業務表單及相關審核材料〔50年〕
（二）養老保險個人賬戶一次性支付申報核定業務表單及相關審核材料〔50年〕
（三）養老保險支付明細表和匯總表〔30年〕
（四）養老保險基金支付年度匯總表〔永久〕
四、醫療保險待遇類
（一）門診特殊病登記材料。包括門診特殊疾病、慢性病申報表單及相關審核材料〔10年〕
（二）就醫審批材料。包括參保人員辦理住院特檢特治、轉診轉院、急診備案、非因工意外傷害等業務表單及相關材料
〔10年〕
（三）醫療保險門診待遇審核材料。包括門診醫療費用審核業務表單及相關審核材料〔10年〕
（四）醫療保險住院待遇審核材料。包括住院醫療費用審核業務表單及相關審核材料〔10年〕
五、失業保險待遇類
（一）失業備案材料。包括失業保險待遇享受資格審查登記業務表單、失業人員名單及相關失業證明材料〔10年〕
（二）失業人員失業保險關系轉移材料。包括領取期限、待遇標準等相關材料〔10年〕
（三）失業保險待遇核定材料。包括失業保險待遇申報核定業務表單及相關審核材料〔10年〕
（四）促進就業補貼核定材料。包括失業人員職業培訓、職業介紹補貼申報核定業務表單及相關材料〔10年〕
（五）失業保險支付明細表和匯總表〔30年〕
（六）失業保險基金支付年度匯總表〔永久〕
六、工傷保險待遇類
（一）工傷備案材料。包括工傷事故備案登記表單及相關材料〔10年〕
（二）工傷認定材料。包括工傷認定決定書及相關文書和審核材料〔50年〕
（三）工傷人員登記變動材料。包括工傷職工登記、工傷保險信息變動登記表單及相關材料〔50年〕
（四）工傷保險傷殘工亡待遇核定材料。包括一次性傷殘補助金、傷殘津貼、生活護理費、一次性工亡補助金、工亡人員喪葬補助金、工亡人員供養直系親屬及其撫恤金等工傷保險待遇申報核定表單及相關材料〔50年〕
（五）工傷保險醫療待遇核定材料。包括工傷人員因工傷發生的醫療、康復、配置輔助器具、勞動能力鑒定等費用申報核定業務表單及相關材料〔10年〕
（六）工傷預防費用核定材料。包括參保單位工傷預防費用申報核定業務表單及相關材料〔10年〕
（七）工傷保險支付明細表和匯總表〔30年〕
（八）工傷保險基金支付年度匯總表〔永久〕
七、生育保險待遇類
（一）生育保險備案材料。包括生育保險生育備案表及相關材料〔10年〕
（二）生育津貼待遇核定材料。包括生育保險生育津貼申領表及相關材料〔10年〕
八、社會保險業務統計報表類
（一）各項社會保險年度統計報表〔永久〕
（二）社會保險數據和分析報告等資料〔30年〕
（三）社會保險業務月/季統計報表〔10年〕
九、社會保險稽核監管類
（一）社會保險稽核材料。包括稽核方案、稽核通知書、工作記錄、相關證據、稽核告知書或整改意見書、處罰建議書、稽核報告等專業文書及相關材料〔30年〕
（二）社會保險經辦機構內部控制材料。包括內部控制監督工作方案、內部控制檢查通知、工作記錄、相關證據、告知書或整改意見書、內部控制報告等專業文書及相關材料〔30年〕
（三）社會保險大案、要案、特殊案件的稽核材料〔永久〕
十、基金財務類
養老、醫療、失業、工傷、生育等社會保險及專項基金的付款憑證、會計賬簿、會計報表等，按《會計管理辦法》確定保管期限。