一、概述
隨著信息技術的飛速發(fā)展,電子計算機等各類電子設備在社會生活中廣泛運用,越來越多的證據(jù)以電子數(shù)據(jù)的形式表現(xiàn)出來,如電子郵件、網(wǎng)上聊天記錄、電子簽名、網(wǎng)絡訪問記錄等。在越來越多的勞動爭議糾紛案件中出現(xiàn)了微博、微信等電子數(shù)據(jù),所要證明的內容囊括了勞動關系的建立、變更、解除,以及入職時間、崗位工資、辭職原因、加班與否的認定等方方面面,且這些新型電子證據(jù)往往成為勞動者與單位爭議的焦點以及案件事實認定的重要依據(jù)。
二、焦點問題
2012年之前,微信、微博等作為勞動爭議案件證據(jù)的情形并不常見;2012年之后,特別是近一兩年,越來越多的勞動爭議案件中出現(xiàn)了微博、微信等新類型電子證據(jù)。無可厚非,伴隨互聯(lián)網(wǎng)等信息技術的發(fā)展,無紙化辦公的普及,微信、微博等愈加融入我們的工作,成為勞動者提供勞動服務、完成工作任務等的一種方式,加之勞資領域的法律體系日益健全,勞動者維權意識不斷增強,在司法審判中,以微信、微博等電子證據(jù)將被廣泛使用,作為勞動訴求依據(jù)的勞動糾紛案件亦將愈演愈烈。HR從業(yè)者在日常工作中應當學會辨識和收集電子數(shù)據(jù)。
1電子數(shù)據(jù)的定性
2012年8月,《中華人民共和國民事訴訟法》修訂,電子數(shù)據(jù)作為證據(jù)種類之一,第一次予以明確,電子數(shù)據(jù)取得了訴訟中的合法地位。2015年1月,最高院公布的《最高人民法院關于適用<中華人民共和國民事訴訟法>的解釋》(以下簡稱《解釋》)對其作了進一步明確。根據(jù)《解釋》的規(guī)定,電子數(shù)據(jù)是指通過電子郵件、電子數(shù)據(jù)交換、網(wǎng)上聊天記錄、博客、微博客、手機短信、電子簽名、域名等形成或者存儲在電子介質中的信息。
2電子數(shù)據(jù)的類型
基于電子數(shù)據(jù)的概念,根據(jù)其來源我們可以講電子數(shù)據(jù)劃分為兩種常見類型:第一種是應用計算機所產生的證據(jù),如數(shù)據(jù)文檔、數(shù)據(jù)圖片等;第二種則是應用網(wǎng)絡技術而產生的證據(jù),如電子郵件、微博、電子聊天記錄、微信等。在常見的新型勞動糾紛案例中,第二種電子數(shù)據(jù)更為廣泛地被運用。
3電子數(shù)據(jù)的收集與補強
講到電子數(shù)據(jù)在勞動糾紛案件中的運用,證據(jù)的收集不得不提。由于電子數(shù)據(jù)屬于現(xiàn)代信息技術的產物,屬于一種信息,故其本身并不容易被大家所直接認識,往往需要借助各種電子介質方可呈現(xiàn),且其本身在傳遞、保管等環(huán)節(jié)是比較容易被篡改的,所以為了實現(xiàn)電子數(shù)據(jù)的證據(jù)作用,在實際操作中,我們建議:
1、及時取證。必要時候可以借助專業(yè)機構,以提高取證的成功率以及證據(jù)的證明力。
2、集中存儲、專門管理。集中存儲電子數(shù)據(jù)便于今后的檢索和管理,也是電子數(shù)據(jù)安全的保證。企業(yè)級的服務器是公認的集中管理首選介質。如今的電子化辦公系統(tǒng)已經(jīng)成為了企業(yè)日常運作的基礎。該系統(tǒng)以局域網(wǎng)為平臺,員工處理事務,對外收發(fā)電子郵件、對內溝通交流均通過服務器流轉,這給予了企業(yè)服務器集中記錄數(shù)據(jù)的便利,杜絕了電子數(shù)據(jù)的分散。另一方面,服務器本身是相對封閉的電子設備,有機會接觸服務器的人員通常是企業(yè)的專業(yè)技術員工或是具有一定權限的高層,專業(yè)人員的專門管理確保了電子數(shù)據(jù)的存儲安全。
3、勤于備份、及時更新。其根本目的是達到電子數(shù)據(jù)最大程度的集中,減少滅失的風險。因為在實踐中,有些電子數(shù)據(jù)并非通過局域網(wǎng)等流轉而是固定在特定電子設備中,比如考勤記錄,這些數(shù)據(jù)就需要不定時予以提取、備份。另外,服務器本身也不是萬全的,諸如斷電、漏水等均會造成服務器數(shù)據(jù)的損壞或滅失。定期備份服務器數(shù)據(jù)一方面增添了電子數(shù)據(jù)的存儲安全,另一方面也能幫助服務器騰出更多的存儲空間。
4、證據(jù)補強。這里特指收集能補強電子數(shù)據(jù)的其他證據(jù),比如其他書證、錄音錄像等視聽資料、證人證言、專業(yè)機構出具權威認定等;
5、證據(jù)公證。對于作為“呈堂證供”,為了增加其的證明力,我們往往還需借助公證這一途徑,將證據(jù)收集的過程全程公證,并將公證書作為證據(jù)一并提交。根據(jù)《公證法》第十一條規(guī)定,公證機構可以根據(jù)自然人、法人或者其他組織的申請辦理保全證據(jù)公證,這其中就包含了對電子數(shù)據(jù)的證據(jù)保全公證。經(jīng)公證的電子數(shù)據(jù)證據(jù)相比其他有明顯的優(yōu)勢:首先,經(jīng)公證的證據(jù)具有法律明確賦予的較高證明力;其次,公證所證明的內容真實、合法、有效;最后,公證保全的電子數(shù)據(jù)是以法律文書的書證形式提交的,這一改變符合現(xiàn)今司法實踐中偏重物證、書證等傳統(tǒng)證據(jù)形式的審理習慣。法律規(guī)定,已為有效公證文書所證明的事實,當事人無需舉證證明,有相反證據(jù)足以推翻的除外。
4有效電子數(shù)據(jù)的要求
眾所周知,證據(jù)只有具備了“三性”才能成為有效的證據(jù),起到證明案件事實或支持訴求的作用。所謂證據(jù)的“三性”,是指真實性、關聯(lián)性和合法性。作為證據(jù)類型之一的電子數(shù)據(jù),盡管與傳統(tǒng)的證據(jù)在表現(xiàn)方式和存在方式上存在很大差異,但同樣需要具備“三性”方可發(fā)揮其作用。
1、真實性,是指證據(jù)的形成并非基于一方主觀臆斷或有意偽造,而是一種對客觀事實的反映,可以證明案件待證事實。所以在實際操作中,我們應該做到如實記錄,盡量避免修改或刪減。如確需修改或刪減的,則建議保留修改或刪減痕跡。因為如果不能做到對電子數(shù)據(jù)的如實記錄,那么電子數(shù)據(jù)本身內容的可信程度將不值一提。如實記錄是指對電子數(shù)據(jù)的任何操作都將產生對應的一條記錄。以電子郵件為例,電子郵件的收發(fā)信息,抄送信息,何時被備份保存,何時被刪除都應當如實記錄。
2、關聯(lián)性,是指證據(jù)與待證事實有密切關聯(lián),能夠證明案件中的有關待證事實。電子數(shù)據(jù)作為有效證據(jù)的,其本身必須能以其反映的內容需要符合如下要求,包括但不限于能夠證明相關事實、對系爭問題有實質性意義等。
3、合法性,是指證據(jù)的形式以及提取等符合法律規(guī)定。根據(jù)《最高人民法院關于民事訴訟證據(jù)的若干規(guī)定》第68條規(guī)定:“以侵害他人合法權益或者違反法律禁止性規(guī)定的方法取得的證據(jù),不能作為認定事實的依據(jù)!痹趯嶋H操作中,很多人認為電子數(shù)據(jù)的提取需要高端的技術支持,需要將隱藏在數(shù)據(jù)背后的真相發(fā)掘出來。然通過技術偵測得來的證據(jù)可能存在侵犯他人合法權益的法律風險,千辛萬苦的搜集取證換來的可能是一場空。所以,實操中我們務必注意電子數(shù)據(jù)獲取方式及過程的合法、合理。
5電子數(shù)據(jù)的質證
質證是法庭審理的必經(jīng)環(huán)節(jié)。然在該環(huán)節(jié),就目前看到的數(shù)據(jù)顯示,不足二成的當事人認可電子數(shù)據(jù)反映的事實外,大部分時候,不是被質疑就是被否定,原因就是電子數(shù)據(jù)存在被篡改、復制等可能。這使得舉證方不得不通過公證、證人輔助等方式對電子證據(jù)補強。這再一次向我們彰顯了電子數(shù)據(jù)的收集和補強的重要性。
三、企業(yè)HR關注的熱點問題
1哪些行業(yè)和員工善于利用電子數(shù)據(jù)作證據(jù)?
行業(yè)來說,多集中于第三產業(yè),即我們常說的現(xiàn)代服務業(yè)。該行業(yè)的特性之一就是高度的信息化辦公,電子計算機等各類電子設備使其提供服務必不可少的工具之一。
使用的群體則常見于白領階層,且年齡普遍年輕化,一般多集中在35歲以下,對微信、微博等信息交流軟件或平臺熟悉度高,且運用頻繁;工齡普遍中短期,一般都不會超過十年,對企業(yè)的歸屬感不強;學歷普遍偏高,一般在本科以上,對新法新政等信息獲悉迅速且了解充分,證據(jù)意識較強。
2勞動爭議中,如何有效提取電子數(shù)據(jù)?
關于電子數(shù)據(jù)的提取,在前文已有相關介紹,這里重申三個對企業(yè)而言相對務實且關鍵的取證原則和技巧:
1、原始的才是最真實的
一般而言,從信息源得到的消息比從他處得到的消息更容易為人信服,那些經(jīng)過多人或多渠道散播的信息,往往最終變得無人信服。同樣的道理,盡管電子數(shù)據(jù)具有復制的特性,但是最初產生的原始數(shù)據(jù)依然有重要的價值。有些電子數(shù)據(jù)的屬性是無法通過復制得到的,例如數(shù)據(jù)的形成時間和附帶的權限,這些要素都會因為復制而發(fā)生改變。無論是勞動仲裁還是法院訴訟法官都要求當事人提交證據(jù)的原本以供質證,若是電子郵件就不能是轉發(fā)而來的;若是聊天記錄就不能是截取而來。諸如此類的電子數(shù)據(jù)原本都應掌握在用人單位手里,妥善存儲保管,一旦產生糾紛,將是壓倒對方的證據(jù)利器。
2、請第三方提供電子數(shù)據(jù)
一般而言,這里的第三方是指可以掌握電子數(shù)據(jù),但又不屬于勞動爭議糾紛的利害關系人。在司法實踐中,無論仲裁員還是法官,都是比較青睞無利害關系的第三方提供的證據(jù),并樂于采納。以電子郵件為例,同樣的電子數(shù)據(jù),由gmail等第三方郵件服務商處提取的電郵內容較企業(yè)直接從員工使用的個人設備中提取的電子郵件,可信度更高,被司法審判采納的概率更高。
3、互相關聯(lián),互相佐證。
由于電子數(shù)據(jù)本身具有易篡改性,所以單獨的一個電子數(shù)據(jù),其證明力是極低的,被采信的可能性甚微。然而如果當事人取得了為數(shù)不少的電子數(shù)據(jù),且這些電子數(shù)據(jù)之間可以相互印證,那么電子數(shù)據(jù)本身就可以實現(xiàn)一個自證的體系,那么其所證明的待證事實更容易為大家所信服。在司法審判中,此類的電子數(shù)據(jù)對于案件的走向還是有一定影響力的。
除此之外,在實現(xiàn)電子數(shù)據(jù)自證體系的同時,當事人也要積極收集其他形式的證據(jù),如物證、書證、視聽資料等,與電子數(shù)據(jù)形成一個證據(jù)鏈,以增強電子數(shù)據(jù)的證明力。
3電子數(shù)據(jù)是否可作為認定員工存在違紀行為的依據(jù)?
眾所周知,企業(yè)對違紀員工進行處理的前提有二,一個是制度前提,另一個則是事實前提。所謂的制度依據(jù)是指企業(yè)要有配套的規(guī)章制度,對違紀行為的表現(xiàn)形式、種類以及處罰進行明確規(guī)定,且該制度經(jīng)過法定民主、公示程序,實際有效適用勞動者;所謂的事實前提則是指企業(yè)對員工違紀行為的固定。沒有違紀行為或者實際存在違紀但并未固定違紀事實的,那么企業(yè)進行違紀員工的單方處理,基本成為海市蜃樓,面臨違法解除風險的可能在九成以上。所以對違紀行為的固定是尤為重要的。
在實際操作中,我們看到的違紀事實固定的證據(jù)最有效的是一些書證,比如違紀員工本人簽字確認的處罰單、保證書、違紀情況說明等;其次還會伴有一些視聽資料或證人證言、第三方投訴等。那么電子數(shù)據(jù)是否也可以成為認定員工存在違紀行為的依據(jù)呢?從理論上講是可以的。但在實際操作中,由于電子數(shù)據(jù)的特性,在證明待證事實上往往心有余而力不足。然有效認定存在違紀的現(xiàn)象也是存在的。其實將電子數(shù)據(jù)結合客觀事實,證明員工存在違紀行為并非不可能。比如證明員工存在曠工的,微信、微博等顯示的員工旅游的照片(注意取證注意點和技巧,具體見前文介紹),結合員工實際未出勤亦未請假的事實,時間吻合,那么在證明待證事實上的把握是很高的。所以電子數(shù)據(jù)是可以作為認定員工存在違紀行為的依據(jù)的,但又不能僅憑借電子數(shù)據(jù),否則會顯單薄,對企業(yè)的員工處理操作造成不必要的不利后果。
4電子數(shù)據(jù)是否可作為用人單位與勞動者解除勞動關系的合法形式?
電子數(shù)據(jù)是否可以作為解除勞動關系的合法形式,結合實際操作中常見的解除情形,這里分以下幾種情況予以說明:
1、辭職。對于員工辭職,根據(jù)《勞動合同法》的相關規(guī)定,需要書面通知。所以此時如果勞動者通過電子數(shù)據(jù),包括電子郵件、微信等形式,嚴格從法律上講,通知的形式不合法,原則上并不必然導致法定結果(勞動關系解除)。當然如果公司認可的,則另說,這就涉及對電子數(shù)據(jù)的自認了。
2、協(xié)商解除。顧名思義是雙方就解除事宜達成一致,并就權利義務進行明確的解除類型。就此類解除模式,同樣需要簽訂書面的協(xié)商解除協(xié)議,否則并不能有效實現(xiàn)協(xié)商解除的目的。所以,在這種解除情形下,電子數(shù)據(jù)同樣不能取代書面協(xié)議。
3、過錯性解除。這里是指員工存在嚴重違紀、嚴重失職等情形,用人單位采取單方解除的一種處理類型。過錯性解除,法律并沒有強制性規(guī)定企業(yè)必須通過書面通知的方式方可實現(xiàn)解除效果。在實際操作中,此時的決策權在企業(yè),企業(yè)僅存在一個通知義務。換言之,只要能證明實際告知員工處理結果即可。所以,如果可以獲得書面簽收材料的最佳,不能獲取的,企業(yè)通過快遞、電子數(shù)據(jù)等實現(xiàn)通知的,亦是可行的。但在電子數(shù)據(jù)的運用中,需要保證員工實際知悉為上。
4、無過錯性解除。這里多指勞動者存在不能勝任工作、醫(yī)療期滿不能繼續(xù)從事原工作、情勢變更下原勞動合同不能繼續(xù)履行且不能達成變更一致意思表示的情形下的解除類型。根據(jù)《勞動合同法》的規(guī)定,此時有兩種操作方式:1)提前30天書面通知進行解除;2)額外支付一個月待通知金進行解除。換言之,如果企業(yè)采用第一種解除操作的,電子數(shù)據(jù)并非合法形式;然如選擇第二種解除操作的,則法律對于此時解除通知需要以書面形式還是其他形式,并未強制規(guī)定。即企業(yè)借助電子數(shù)據(jù)實現(xiàn)解除通知是有操作空間的。注意點同樣是證明員工知悉。
5電子數(shù)據(jù)是否可以作為用人單位向勞動者送達通知等的有效方式?
關于送達,法定的送達方式有當面送達、書面送達、公告送達等多種形式。那么電子數(shù)據(jù)是否可以作為企業(yè)向勞動者送達通知的有效方式呢?在實際操作中,我們也經(jīng)?吹狡髽I(yè)在與員工簽訂勞動合同或者要求員工填寫員工信息登記表等時,會特別約定送達郵箱信息、送達地址信息等,是否有效?不可否認,如是約定是很有必要的。當無法實現(xiàn)當面送達時,企業(yè)為了實現(xiàn)通知義務,往往會借助其他送達方式。常見的有郵寄送達,一般多采用掛號信或EMS的方式向員工確認的送達地址或者戶籍地址郵寄通知以實現(xiàn)送達目的;此外,通過電子郵件等電子數(shù)據(jù)向指定郵箱地址、個人設備等發(fā)送通知以實現(xiàn)送達目的,也日益普遍。在后者的操作中,為了有效證明公司已經(jīng)履行送達義務,我們建議進行追認、跟蹤或者公證等,確保電子數(shù)據(jù)作為證據(jù)使用時的效力。
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